# Manual Operativo Completo - Perfil SUPPLIER (Proveedor)

Versión: 2.0  
Sistema: ERP OPENMINDS Fase 1  
Audiencia: Usuarios proveedores (sin perfil técnico)

## 1) Objetivo de este manual

Este documento explica, paso a paso, cómo operar el sistema desde el perfil `supplier` para:

1. Activar tu cuenta.
2. Completar tu perfil fiscal.
3. Subir facturas correctamente.
4. Dar seguimiento a estatus y rechazos.
5. Subir complementos de pago cuando aplique.

## 2) Qué puedes hacer con perfil supplier

Con este perfil puedes:

1. Editar tu perfil de empresa y documentos fiscales.
2. Cargar facturas con archivos obligatorios (PDF, XML y Orden de compra).
3. Ver el resultado de validaciones automáticas.
4. Ver estatus de facturas y motivos de rechazo.
5. Subir complemento de pago para facturas PPD/99.

No puedes:

1. Aprobar proveedores.
2. Aprobar o rechazar facturas.
3. Cambiar estatus de pago.
4. Administrar usuarios.

## 3) Requisitos antes de comenzar

Ten listo lo siguiente:

1. Correo de trabajo al que tengas acceso.
2. RFC exacto de tu empresa.
3. Razón social exacta de la empresa emisora de factura.
4. Documentos fiscales en formato digital.
5. Factura en PDF.
6. Factura en XML.
7. Orden de compra en PDF.
8. RC correcto para localizar la solicitud.

## 4) Flujo completo de inicio (primera vez)

## 4.1 Registro de cuenta

Ruta: `/register`

1. Captura nombre, correo y contraseña.
2. Confirma registro.
3. Si aparece mensaje de verificación de correo, continúa con el paso 4.2.

## 4.2 Verificación de correo

Ruta: `/verify-email`

1. Revisa bandeja de entrada y spam.
2. Abre el correo de verificación.
3. Da clic al enlace.
4. Si no llega, usa botón **Reenviar verificación**.

Importante:

1. Sin correo verificado no podrás operar normalmente.

## 4.3 Completar perfil obligatorio

Ruta: `/profile`

El sistema te pedirá completar datos y subir documentos. Este paso es obligatorio antes de subir facturas.

### Campos obligatorios de perfil

1. Razón social.
2. RFC.
3. Tipo de persona (`fisica` o `moral`).
4. Régimen fiscal.
5. Uso CFDI.
6. Contacto.
7. Teléfono.
8. Correo (solo lectura, no editable).

### Documentos obligatorios

1. Constancia de situación fiscal actualizada (PDF).
2. Comprobante de domicilio vigente (PDF).
3. Identificación oficial del representante legal (PDF/JPG/PNG).
4. Carátula de estado de cuenta (PDF).
5. Opinión de cumplimiento positiva (PDF).
6. Acta constitutiva (PDF).
7. Contrato firmado (PDF).

### Reglas de carga de documentos

1. Tamaño máximo por archivo: 5 MB.
2. Formato obligatorio según tipo de documento.
3. Si falta un archivo obligatorio, el perfil no queda completo.

### Estado después de guardar

1. Tu perfil pasa a revisión de contabilidad.
2. Verás mensaje: “Estamos validando tu información, en cuanto sea aprobado podrás subir tus facturas.”
3. Hasta que te aprueben, no podrás subir facturas.

## 5) Menú del supplier

En la barra superior verás:

1. `Facturas > Subir factura`
2. `Facturas > Ver facturas`
3. `Mi perfil`
4. `Cerrar sesión`

## 6) Subir factura (proceso principal)

Ruta: `/supplier/invoices/create`

## 6.1 Campos y archivos que debes cargar

1. RC.
2. PDF de factura.
3. XML de factura.
4. Orden de compra (PDF).

Todos son obligatorios.

## 6.2 Qué valida el sistema automáticamente

Cuando haces clic en **Enviar factura**, el sistema valida en este orden:

1. Que tu perfil fiscal esté completo y aprobado.
2. Que exista una solicitud con el RC capturado.
3. Que la razón social de tu perfil coincida con el proveedor de esa solicitud.
4. Que el XML se pueda leer correctamente.
5. Que el XML tenga conceptos con código `COD:XXXX`.
6. Que los `COD` del XML coincidan con artículos de la solicitud para tu proveedor.
7. Que esos `COD` no hayan sido facturados previamente.
8. Que guarde método de pago y forma de pago del XML.

## 6.3 Resultado de carga exitosa

Si todo es correcto:

1. Se crea la factura.
2. Se guarda PDF/XML/OC.
3. Queda estatus inicial para revisión interna.
4. Se notifica al equipo interno.

## 6.4 Facturas parciales (sí permitidas)

El sistema permite facturar por partes por proveedor.

Ejemplo:

1. Tu proveedor tiene 12 artículos en la solicitud.
2. Primera factura trae 10 COD válidos.
3. El sistema guarda factura parcial y deja 2 COD pendientes.
4. En segunda factura subes los 2 COD faltantes.
5. El proveedor queda completo para esa solicitud.

Reglas clave:

1. Una factura parcial es válida si los COD incluidos son correctos.
2. No puedes repetir COD que ya fueron facturados.

## 7) Ver facturas y seguimiento

Ruta: `/supplier/invoices`

Aquí puedes revisar:

1. ID de factura.
2. RC.
3. Proyecto (project name/title).
4. Método y forma de pago.
5. Estatus actual.
6. Fecha programada de pago (si aplica).
7. Motivo de rechazo (si fue rechazada).
8. Comprobante de pago (si ya existe).
9. Estado de complemento (si aplica).
10. Indicador parcial/completa por proveedor.

## 8) Qué significa cada estatus de factura

1. `received`: recibida por sistema.
2. `validating`: en validación interna.
3. `approved`: aprobada.
4. `scheduled`: programada para pago.
5. `paid`: pagada.
6. `rejected`: rechazada.
7. `on_hold`: en pausa/revisión adicional.

## 9) Rechazos de factura

Si una factura se rechaza:

1. Verás estatus `rejected` en rojo.
2. Verás el motivo de rechazo en la columna correspondiente.
3. No se mostrará fecha de pago para esa factura rechazada.

Qué hacer:

1. Corregir lo indicado en el motivo.
2. Generar nueva factura con corrección.
3. Volver a subir desde `Subir factura`.

## 10) Complemento de pago (solo casos PPD/99)

## 10.1 Cuándo aplica

Aplica cuando la factura tenga:

1. Método de pago: `PPD`.
2. Forma de pago: `99`.

## 10.2 Flujo

1. Contabilidad registra pago de tu factura.
2. En `Ver facturas`, se habilita carga de complemento.
3. Subes el complemento.
4. Contabilidad lo aprueba o rechaza.

## 10.3 Bloqueo por complemento pendiente

Si tienes facturas pagadas PPD/99 sin complemento aprobado:

1. El sistema puede impedir cargar nuevas facturas.
2. Debes subir/regularizar complemento para desbloquear.

## 11) Mensajes de error comunes y solución exacta

1. “Completa tu perfil fiscal antes de cargar facturas.”
   1. Entra a `/profile`.
   2. Completa campos y documentos faltantes.
   3. Espera aprobación.
2. “No se encontró una solicitud para este RC.”
   1. Verifica RC exacto.
   2. Quita espacios extra.
   3. Confirma que RC exista en la solicitud interna.
3. “La razón social de tu perfil no coincide...”
   1. Revisa razón social en `/profile`.
   2. Debe coincidir con la cargada en solicitud.
4. “No se detectaron códigos COD:XXXX...”
   1. Revisa que los conceptos del XML incluyan código válido.
5. “El código de los productos no coincide con la orden de compra.”
   1. Verifica que los COD del XML pertenezcan a tu proveedor en esa solicitud.
6. “Estos COD ya fueron facturados...”
   1. Elimina COD repetidos.
   2. Sube solo pendientes.
7. “No puedes subir una nueva factura...” (por complemento)
   1. Sube complemento pendiente de facturas PPD/99.

## 12) Buenas prácticas para evitar retrabajo

1. Antes de timbrar, valida COD y RC.
2. Usa siempre la misma razón social y RFC del perfil aprobado.
3. No mezcles conceptos de varios proveedores en un XML.
4. Conserva tus archivos fuente organizados por RC.
5. Revisa estatus diariamente para corregir a tiempo.

## 13) Checklist operativo del supplier

Antes de subir factura:

1. Perfil aprobado.
2. RC validado.
3. PDF listo.
4. XML válido con COD correctos.
5. OC lista.

Después de subir:

1. Revisar estatus en listado.
2. Revisar si quedó parcial o completa.
3. Atender rechazo con motivo.
4. Subir complemento si aplica.

## 14) Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Puedo cambiar mi correo?
   1. No, el correo es de solo lectura en perfil.
2. ¿Puedo subir factura sin XML?
   1. No, XML es obligatorio.
3. ¿Puedo subir solo XML sin PDF?
   1. No, ambos son obligatorios.
4. ¿Puedo sustituir una factura rechazada?
   1. Sí, subiendo una nueva factura corregida.
5. ¿Puedo facturar parcialmente?
   1. Sí, por COD válidos pendientes.

## 15) Plantilla de reporte a soporte (cuando escalar)

Si necesitas ayuda, envía:

1. Usuario (correo).
2. RC.
3. ID de factura (si ya existe).
4. Mensaje exacto del error.
5. Fecha y hora aproximada.
6. Captura de pantalla.
7. XML/PDF usado (si lo piden).