# Manual Operativo Completo - Perfil ADMIN

Versión: 2.0  
Sistema: ERP OPENMINDS Fase 1  
Audiencia: administración, dirección operativa y control financiero

## 1) Objetivo del perfil admin

El perfil `admin` tiene control integral para:

1. Supervisar operación completa de proveedores, facturas y pagos.
2. Monitorear KPIs de avance por solicitud.
3. Controlar usuarios y roles del sistema.
4. Ejecutar conciliación bancaria y control de movimientos.
5. Gestionar catálogos de ingresos (clientes, oficinas, prefacturas).

## 2) Menú admin

Opciones disponibles:

1. `Dashboard`
2. `Facturas`
3. `Egresos > Ver pagos`
4. `Egresos > Solicitudes de pago`
5. `Egresos > Ver egresos`
6. `Egresos > Proveedores`
7. `Ingresos > Ver ingresos`
8. `Ingresos > Generar factura`
9. `Ingresos > Oficinas`
10. `Ingresos > Clientes`
11. `Bancos > Importar Estado`
12. `Bancos > Ver movimientos`
13. `Usuarios`
14. `Mi perfil`

## 3) Ciclo operativo recomendado (admin)

Orden diario sugerido:

1. Dashboard ejecutivo.
2. Facturas críticas.
3. Pagos y solicitudes.
4. Movimientos bancarios sin relación.
5. Usuarios pendientes de ajuste.

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## 4) Dashboard ejecutivo

Ruta: `/admin/dashboard`

## 4.1 Qué revisar al inicio del día

1. Estatus por solicitud.
2. Porcentaje de completado por proveedor.
3. Porcentaje de completado por monto.
4. Solicitudes al 100% (deben verse en verde).
5. Pagos de la semana.
6. Alertas de pendientes.

## 4.2 Cómo interpretar avance

1. 0%-99%: solicitud incompleta.
2. 100%: solicitud completa.
3. Avance por proveedores y por monto pueden diferir.

Regla de gestión:

1. Si porcentaje proveedores es alto pero monto bajo, revisar importes.
2. Si monto alto pero proveedores bajos, revisar carga parcial.

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## 5) Módulo Facturas (visión admin)

Ruta: `/admin/invoices`

## 5.1 Uso del módulo

1. Consulta general de facturas.
2. Validación de estatus y trazabilidad.
3. Revisión de evidencia y rechazos.

## 5.2 Qué validar por factura

1. RC y proveedor correctos.
2. Estatus actual.
3. Fecha de pago (si aplica).
4. Comprobante de pago (si aplica).
5. Motivo de rechazo (si aplica).

## 5.3 Regla de control

1. Facturas rechazadas no deben mostrar fecha de pago activa.

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## 6) Módulo Egresos

## 6.1 Ver pagos

Ruta: `/admin/expenses/payments`

1. Revisar pagos de la semana por filtros.
2. Validar montos facturados vs pendientes.
3. Revisar parciales y liquidadas.

## 6.2 Solicitudes de pago

Ruta: `/admin/expenses/payment-requests`

1. Revisar avance por solicitud.
2. Identificar proveedores pendientes.
3. Validar avance monetario.
4. Priorizar solicitudes con bloqueo operativo.

## 6.3 Ver egresos

Ruta sugerida: `/admin/incomes?type=expense`

1. Revisar movimientos de egreso.
2. Confirmar relación con solicitud.
3. Confirmar categoría contable correcta.

## 6.4 Proveedores

Ruta: `/accountant/providers`

Aunque el proceso lo opera contabilidad, admin debe auditar:

1. Antigüedad de pendientes.
2. Rechazos recurrentes.
3. Calidad de motivos de rechazo.

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## 7) Módulo Ingresos

## 7.1 Ver ingresos

Ruta: `/admin/incomes/summary`

1. Revisar total relacionado vs esperado.
2. Detectar desviaciones por solicitud.
3. Revisar clasificación de estatus:
   1. Incompleto
   2. Completo
   3. Excedido

## 7.2 Generar factura (prefactura)

Ruta: `/admin/incomes/generate-invoice`

Uso:

1. Generar prefactura desde solicitud.
2. Asociar cliente.
3. Asociar oficina.
4. Imprimir PDF de prefactura.

Control:

1. Evitar prefacturas duplicadas para la misma solicitud.

## 7.3 Catálogo de oficinas

Ruta: `/admin/incomes/offices`

1. Alta/Baja/Modificación.
2. Importación masiva.
3. Validar que oficina aparezca en prefactura y PDF.

## 7.4 Catálogo de clientes

Ruta: `/admin/clients`

1. Alta y mantenimiento de clientes.
2. Alineación de ingresos por cliente.

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## 8) Módulo Bancos

## 8.1 Importar estado de cuenta

Ruta: `/admin/incomes/import`

Archivo esperado:

1. CSV con columnas clave de fecha, concepto, depósitos y retiros.

Resultado esperado:

1. Movimientos insertados/actualizados/omitidos con resumen.

## 8.2 Ver movimientos

Ruta: `/admin/incomes`

Reglas críticas:

1. Movimiento ingreso -> prefactura (monto exacto).
2. Movimiento egreso -> solicitud.
3. Si ya está relacionado, queda bloqueado.

Categorías disponibles:

1. Operativo.
2. Proveedores (solicitudes).
3. Impuestos.
4. Nómina.
5. Bancos y comisiones.
6. Otros.

Buenas prácticas:

1. Limpiar movimientos no operativos marcándolos correctamente.
2. No dejar ingresos sin relación al cierre semanal.

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## 9) Módulo Usuarios

Ruta: `/admin/users`

## 9.1 Crear usuarios

1. Captura nombre y correo.
2. Define rol (`admin` o `accountant`).
3. Define contraseña.
4. Decide si correo queda verificado o se envía mail de validación.

## 9.2 Editar usuarios

1. Actualizar datos básicos.
2. Cambiar rol si aplica.
3. Para suppliers, revisar/ajustar datos de empresa cuando proceda.

Regla:

1. Evitar asignación de roles fuera de política interna.

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## 10) Gobierno operativo y control interno

## 10.1 Reglas mínimas de operación

1. Todo rechazo debe llevar motivo.
2. Todo pago debe tener comprobante.
3. Todo complemento rechazado debe tener justificación.
4. Todo movimiento bancario relevante debe estar relacionado.

## 10.2 Separación de funciones sugerida

1. Accountant opera aprobación y pagos.
2. Admin supervisa, audita y corrige desviaciones.

## 10.3 Evidencia y trazabilidad

1. Bitácora de estatus por factura.
2. Historial de pagos parciales.
3. Historial de decisiones sobre proveedor.

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## 11) KPI recomendados para seguimiento ejecutivo

Diarios:

1. Facturas recibidas hoy.
2. Facturas aprobadas hoy.
3. Facturas rechazadas hoy.
4. Pagos ejecutados hoy.
5. Movimientos sin relación.

Semanales:

1. Solicitudes completas vs incompletas.
2. Monto pagado vs monto pendiente.
3. Proveedores pendientes de aprobación.
4. Complementos pendientes de dictamen.

Mensuales:

1. Tiempo promedio de aprobación de proveedor.
2. Tiempo promedio de aprobación de factura.
3. Porcentaje de rechazos por causa.
4. Porcentaje de conciliación bancaria.

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## 12) Errores y escenarios críticos

1. Error 404 en endpoint de webhook.
   1. Validar dominio y vhost correctos.
2. Error por tabla/columna faltante.
   1. Revisar migraciones en servidor.
3. No llega correo de verificación/notificación.
   1. Revisar SMTP y logs.
4. “Nothing to migrate” pero faltan columnas.
   1. Revisar alineación de tabla `migrations` vs estructura real.

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## 13) Checklist diario admin

1. Revisar dashboard y top de pendientes.
2. Revisar solicitudes con avance bajo.
3. Revisar pagos ejecutados del día.
4. Revisar movimientos bancarios sin relación.
5. Revisar usuarios nuevos y accesos.

## 14) Checklist semanal admin

1. Cerrar pendientes críticos de aprobación.
2. Validar estatus por solicitud (proveedor y monto).
3. Validar conciliación de movimientos de la semana.
4. Emitir resumen ejecutivo.

## 15) Checklist mensual admin

1. Auditar rechazos y causas recurrentes.
2. Auditar proveedores en pendiente prolongado.
3. Auditar facturas PPD/99 sin complemento aprobado.
4. Consolidar KPIs mensuales para dirección.

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## 16) Protocolo de escalamiento

Escalar a soporte técnico cuando:

1. Hay errores 500.
2. Faltan columnas/tablas.
3. Falla importación bancaria con archivo válido.
4. Falla endpoint de integración.

Escalar a mesa funcional cuando:

1. Duda de criterio para aprobar/rechazar.
2. Duda de relación de movimientos.
3. Duda en clasificación contable.

Información mínima en ticket:

1. Módulo y URL.
2. Usuario.
3. ID involucrado.
4. Error exacto.
5. Evidencia.
6. Resultado esperado.