# Manual Operativo Completo - Perfil ACCOUNTANT (Contabilidad)

Versión: 2.0  
Sistema: ERP OPENMINDS Fase 1  
Audiencia: equipo de contabilidad, control documental y pagos

## 1) Objetivo del perfil accountant

Este perfil controla la ejecución operativa diaria de:

1. Aprobación de alta de proveedores.
2. Aprobación/rechazo de facturas.
3. Registro de pagos parciales y totales.
4. Revisión de complementos de pago.
5. Seguimiento de solicitudes por avance y monto.
6. Relación de movimientos bancarios para control financiero.

## 2) Menú del perfil accountant

En la barra superior encontrarás:

1. `Dashboard`
2. `Mi perfil`
3. `Facturas > Aprobación de facturas`
4. `Facturas > Ver facturas`
5. `Facturas > Complementos`
6. `Egresos > Ver pagos`
7. `Egresos > Solicitudes de pago`
8. `Egresos > Ver egresos`
9. `Egresos > Proveedores`
10. `Ingresos > Ver ingresos`
11. `Ingresos > Generar factura`
12. `Ingresos > Oficinas`
13. `Ingresos > Clientes`
14. `Bancos > Ver movimientos`

## 3) Flujo diario recomendado (orden de trabajo)

1. Dashboard.
2. Proveedores pendientes.
3. Facturas pendientes.
4. Complementos pendientes.
5. Pagos del día.
6. Solicitudes incompletas.
7. Movimientos bancarios sin relación.

---

## 4) Dashboard

Ruta: `/accountant/dashboard`

Qué revisar primero:

1. Facturas pendientes de aprobación.
2. Proveedores pendientes de revisión.
3. Pagos de la semana.
4. Solicitudes con avance incompleto.

Objetivo:

1. Priorizar casos críticos del día.

---

## 5) Módulo Proveedores

## 5.1 Listado de proveedores

Ruta: `/accountant/providers`

1. Filtra por estatus (`pending`, `approved`, `rejected`).
2. Abre expediente de proveedor.

## 5.2 Revisión y decisión

En la vista detalle, valida:

1. Razón social y RFC.
2. Tipo de persona.
3. Régimen fiscal, uso CFDI.
4. Contacto y teléfono.
5. Documentación completa y legible.

Acciones:

1. Aprobar (`approved`).
2. Dejar pendiente (`pending`).
3. Rechazar (`rejected`) con motivo obligatorio.

Impacto:

1. Supplier recibe correo de aprobación/rechazo.
2. Admin recibe notificación interna.

## 5.3 Buenas prácticas de revisión documental

1. No aprobar si documento clave es ilegible.
2. No aprobar si RFC no coincide entre documentos.
3. Exigir corrección por escrito cuando se rechaza.

---

## 6) Módulo Facturas - Aprobación

Ruta: `/accountant/invoices`

## 6.1 Qué revisar por factura

1. RC válido.
2. XML legible y consistente.
3. PDF de factura presente.
4. OC presente.
5. Proveedor correcto.
6. Total coherente.

## 6.2 Acciones disponibles

1. `approved`
2. `rejected` (motivo obligatorio)
3. `on_hold`
4. `paid` (solo bajo reglas)

Reglas:

1. Si se rechaza, motivo es obligatorio.
2. Si se aprueba/programa, se calcula fecha de pago.
3. Una factura programada no debe volver a flujo inicial.

## 6.3 Rechazo con motivo

Cuando rechaces:

1. Selecciona estatus `rejected`.
2. Captura motivo claro y accionable.
3. Guarda.

Ejemplo de motivo correcto:

1. “XML no contiene COD válidos para esta solicitud.”

Ejemplo incorrecto:

1. “Error de factura” (demasiado ambiguo).

---

## 7) Módulo Facturas - Ver facturas

Ruta: `/accountant/invoices/list`

Uso recomendado:

1. Auditoría de estatus general.
2. Revisión de montos facturados y pendientes.
3. Validación rápida de evidencias.

---

## 8) Módulo Facturas - Complementos

Ruta: `/accountant/invoices/complements`

## 8.1 Cuándo aplica

Solo para facturas pagadas con:

1. Método de pago `PPD`.
2. Forma de pago `99`.

## 8.2 Flujo

1. Abrir complemento del proveedor.
2. Revisar validez del archivo.
3. Aprobar o rechazar.
4. Si rechazo, motivo obligatorio.

Impacto operativo:

1. Sin complemento aprobado, proveedor puede quedar bloqueado para nuevas facturas.

---

## 9) Módulo Egresos - Ver pagos

Ruta: `/accountant/expenses/payments`

## 9.1 Objetivo

Registrar pagos con evidencia, incluyendo pagos parciales.

## 9.2 Registrar un pago

1. Ubica factura elegible (`approved`, `scheduled` o `paid`).
2. Clic en **Pagar**.
3. Captura monto del pago.
4. Captura fecha (opcional).
5. Adjunta comprobante.
6. Guarda.

## 9.3 Reglas del sistema

1. El monto no puede exceder saldo pendiente.
2. Se permiten pagos parciales.
3. Cada pago requiere comprobante.
4. Si liquida, factura pasa a `paid`.
5. Si no liquida, mantiene saldo y trazabilidad de parciales.

## 9.4 Qué revisar después de pagar

1. Acumulado pagado.
2. Saldo pendiente.
3. Estatus final de factura.
4. Comprobante visible.

---

## 10) Módulo Egresos - Solicitudes de pago

Ruta: `/accountant/expenses/payment-requests`

## 10.1 Qué muestra

1. Avance por solicitud (% proveedores).
2. Avance por monto (% monetario).
3. Proveedores completos/parciales/pendientes.
4. Monto facturado y pendiente por solicitud.

## 10.2 Uso recomendado

1. Identificar solicitudes bloqueadas por un proveedor.
2. Detectar desfases entre avance operativo y avance monetario.
3. Priorizar seguimiento semanal.

---

## 11) Módulo Egresos - Ver egresos

Ruta sugerida: `/accountant/incomes?type=expense`

1. Filtrar solo movimientos de egreso.
2. Relacionar a solicitud cuando aplique.
3. Clasificar categoría correcta.

---

## 12) Módulo Ingresos - Ver ingresos

Ruta: `/accountant/incomes/summary`

1. Revisar ingresos relacionados.
2. Comparar contra monto esperado.
3. Detectar estatus `Incompleto`, `Completo`, `Excedido`.

---

## 13) Módulo Ingresos - Generar factura (prefactura)

Ruta: `/accountant/incomes/generate-invoice`

Uso:

1. Generar prefactura por solicitud.
2. Asociar cliente.
3. Asociar oficina.
4. Imprimir PDF de prefactura.

Regla:

1. Solo una prefactura activa por solicitud (según configuración actual).

---

## 14) Módulo Bancos - Ver movimientos

Ruta: `/accountant/incomes`

## 14.1 Regla principal de relación

1. Si movimiento es ingreso: relacionar con prefactura (monto exacto).
2. Si movimiento es egreso: relacionar con solicitud.

## 14.2 Categorías disponibles

1. Operativo.
2. Proveedores (solicitudes).
3. Impuestos.
4. Nómina.
5. Bancos y comisiones.
6. Otros.

## 14.3 Restricciones

1. Movimiento ya relacionado queda bloqueado.
2. No se debe reclasificar un movimiento bloqueado.

---

## 15) Notificaciones automáticas que dispara el perfil accountant

1. Al aprobar/rechazar proveedor.
2. Al aprobar/rechazar factura.
3. Al registrar pago (proveedor/admin/accountant).
4. Al aprobar/rechazar complemento.

---

## 16) Errores frecuentes y cómo resolver

1. “Debes indicar motivo de cancelación.”
   1. Capturar motivo al rechazar.
2. “Solo se puede marcar como pagada una factura aprobada o programada.”
   1. Ajustar flujo de estatus previo.
3. “Debes subir comprobante para marcar pagada.”
   1. Adjuntar evidencia primero.
4. “El monto excede el saldo pendiente.”
   1. Capturar monto menor o igual.
5. “Movimiento ya fue relacionado.”
   1. No se puede reasignar.
6. “No hay prefacturas libres con monto exacto.”
   1. Revisar prefactura correcta o monto.

---

## 17) Checklist diario accountant

1. Revisar proveedores nuevos.
2. Resolver facturas pendientes de aprobación.
3. Resolver complementos pendientes.
4. Registrar pagos del día.
5. Revisar solicitudes incompletas.
6. Reducir movimientos sin relación.

## 18) Checklist semanal accountant

1. Validar solicitudes con menos de 100% avance.
2. Validar pagos pendientes de ejecución.
3. Validar proveedores en estado `pending` prolongado.
4. Consolidar reporte para admin.

## 19) Criterios mínimos de calidad operativa

1. Todo rechazo debe tener motivo claro.
2. Todo pago debe tener comprobante.
3. Todo complemento revisado debe tener dictamen.
4. Todo movimiento bancario relevante debe estar relacionado.

## 20) Plantilla de reporte de incidencia interna

Para levantar incidencia funcional/técnica, incluir:

1. Módulo afectado.
2. URL exacta.
3. ID involucrado (factura/proveedor/solicitud/movimiento).
4. Mensaje de error exacto.
5. Fecha/hora.
6. Evidencia (captura).
7. Acción esperada.